Aşırı yükü ve yorgunluğu azaltmak için iş görüntülü görüşmelerini yeniden düşünmeye yönelik ipuçları



Aşırı yükü ve yorgunluğu azaltmak için iş görüntülü görüşmelerini yeniden düşünmeye yönelik ipuçları

Yorum Yap

Pandemi öncesi, beyaz yakalı çalışanlar toplantı yorgunluğunu hissettiler. Ardından Zoom yorgunluğu geldi. Şimdi, her ikisini de yaşıyorlar, bazen aynı anda.

Bazı insanların ofise geri döndüğü, diğerlerinin hibrit ve bazılarının daimi olarak uzakta olduğu bu yeni çalışma aşamasında, birçok işçi bir toplantı yağmuruna tutuluyor. Ve bu toplantıların çoğu artık Zoom, Microsoft Teams ve Google Meet gibi video hizmetlerinde yapılıyor. Ancak arka arkaya yapılan toplantılar genellikle bitkinlik, azalan üretkenlik hissi ve hatta bazen korkuya neden olur ve bu da pek çok kişinin buluşarak ölümden nasıl kaçılacağını merak etmesine neden olur.

Charlotte’taki North Carolina Üniversitesi’nde örgütsel bilim, yönetim ve psikoloji dersleri veren Steven Rogelberg, “Bilinmeyen bir su içindeyiz” dedi. “Toplantı dünyasının neye benzediğini bilmiyoruz.”

Pandemi sırasında işçilerin eve kapanmasıyla hızla artan görüntülü toplantılara bağımlılık, birçok beyaz yakalının ofise dönmesine rağmen devam etti. Microsoft kısa bir süre önce, 2022 baharında, pandeminin başlangıcından bu yana ortalama bir kullanıcı için dünya genelinde haftalık video özellikli Teams toplantılarının sayısının iki kattan fazla arttığını bildirdi. Şirket, takip eden altı ayda bir geri dönüş olduğuna dair hiçbir kanıt olmadığını söyledi.

Bazı şirketler aşırı toplantı yoğunluğuna yanıt vermek için sert önlemler alıyor. Shopify kısa bir süre önce çalışanları toplantıları reddetmeye teşvik etti, Çarşamba günleri toplantısı yapılmadı ve üçten fazla kişinin olduğu tüm toplantıları kaldırdı ve herhangi birinin onları geri ekleyememesi için geçici bir duraklamayı teşvik etti. Ve Michigan merkezli bir teknoloji firması olan TechSmith, kısa bir süre önce toplantılar olmadan bir ay pilot uygulama yaparak üretkenliği artırdığını söyledi.

Peki çalışanlar gelecekteki görüntülü toplantıları hakkında nasıl düşünmeli? Onları geri püskürtebilir misin? Ve patron bu toplantıları istiyorsa, bir işçi ne yapabilir?

Görüntülü toplantıları daha etkili hale getirmek, yorgunluğu azaltmak ve işbirliğini geliştirmek için yapabilecekleriniz aşağıda açıklanmıştır.

İş yerinizdeki teknoloji hakkında bir sorunuz mu var? Bize bir not vur.

Çalışma uzmanları, yılın başlangıcının toplantılarınızı denetlemek için iyi bir zaman olduğunu söylüyor.

Takviminizde yinelenen tüm toplantıları gözden geçirin. Rogelberg, hangilerinin gerekli ve etkili olduğunu değerlendirin ve gerektiğinde değişiklikler yapın, dedi. Bu, tüm toplantıları iptal etmekten veya keyfi toplantı yapmama saatleri uygulamaktan daha etkili, diye ekledi. Bu kurallar genellikle izin verilen günlerde ihlallere ve çok sayıda toplantıya yol açar.

“Hızlı bir düzeltme olmaya çalışıyor … ve vaat edilen rahatlamayı sağlamıyor” dedi. “Ama yapmak [a meeting audit] kollektif bir ekip olarak en iyi yaklaşımdır.”

Ancak Harvard Business School’da liderlik profesörü olan Leslie Perlow, tüm toplantılardan kurtulmanın bir denetim için iyi bir başlangıç ​​olabileceğini söyledi. Bu, çalışanları bilinçli olarak hangisini geri ekleyeceğini düşünmeye zorlar.

Toplantının amacını anlayın

Bir toplantı planlamadan önce, bir toplantıya ihtiyacınız olduğundan emin olun.

Rogelberg bunu üç soruya indirgiyor: İnsanları bir araya getirmek için zorlayıcı bir amaç var mı? Toplantının içeriği katılım ve etkileşim gerektiriyor mu? Ve bu kadar etkili olabilecek alternatif bir iletişim yöntemi yok mu? Bir toplantı, yalnızca üç sorunun da yanıtları evet ise planlanmalıdır.

Aksi takdirde, bilgi iletmek için bir e-posta yazmayı, gruba anlık mesaj göndermeyi veya bir podcast kaydetmeyi düşünün. Alternatif bir işbirliği biçimi, zaman dilimleri arası geri bildirim veya beyin fırtınası için paylaşılan bir belgenin kullanılmasını içerir.

Harvard Business School’da işletme profesörü olan Raffaella Sadun, toplantının ekibin hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu da yanıtlayabilmeniz gerektiğini söyledi. Toplantılar ayrıca, katılımcılar bir grup ortamında görevlere ve son teslim tarihlerine sözlü olarak söz verdiğinden hesap verebilirliği artırabilir, diye ekledi.

Sadun, “Bir toplantı bu daha geniş ve özel hedefleri içermiyorsa, muhtemelen gereksizdir,” dedi.

Rogelberg, ne elde etmeye çalıştığınızı anlamak için toplantıyı bir dizi soru olarak düzenlemeyi düşünün, dedi. Cevaplanan sorulara göre bir toplantının başarısını ölçmek daha kolay olabilir. Ayrıca kimlerin davet edileceğini belirlemeye yardımcı olacaklar.

Perlow, “Her zaman yöneticilerin toplantıda olması gereken herkes için ödeme yapmasını istedim, böylece kimlerin orada olması ve kimlerin olmaması gerektiğini düşünmeye zorlansınlar,” dedi.

Çalışanlar, kendilerine zaman kaybı gibi gelen toplantılara düzenli olarak davet edildiklerini fark edebilirler. Yani hayır diyebilirler mi?

“Toplantıları reddetmek teoride kulağa hoş geliyor. Ancak pratikte bu, birini koymak için korkunç bir durum,” dedi Rogelberg.

Bunun yerine Rogelberg, toplantı sahiplerinin, insanların yalnızca kendileriyle ilgili bölümlere katılmalarına izin vererek katılımcıların zamanına duyarlı bir kültür yaratmasını önerdi.

Davetliler, bir toplantıyı reddetmenin olası sonuçlarıyla boğuşurken daha az güce sahip olabilir. Rogelberg, güvenilir bir süpervizöre katılımının gerekli olup olmadığını sormanın bir çıkış yolu olabileceğini söyledi.

Sadun, her şeyin mesajın iletilmesinde olduğunu söyledi.

“Kanıt kullanarak ve bu zamana neden ihtiyaç duyulduğunu açıklayarak hayır demeyi öğrenin” dedi. “Zamanınızın ne kadar değerli olduğunun farkında olun.”

Çoğu zaman toplantılar çok uzun sürer. Bunları kısaltmak insanlara zamanı geri verebilir, yorgunluğu azaltabilir ve etkinliği artırabilir.

Toplantı sahipleri genellikle takvim veya video uygulamaları tarafından sağlanan önceden doldurulmuş zaman aralıkları için bir toplantı ayarlar. Bunun yerine, ev sahipleri gerçekten ne kadar zamana ihtiyaç duyulduğunu düşünmelidir.

“Her şey uzar gider [preset] zaman,” dedi Perlow. “Daha az zamanımız varsa, umarım bu bizi daha stratejik yapar.”

Perlow, toplantılar arasına aralar eklemeyi önerdi. Bir saatlik bir toplantı planlamak yerine, 45 dakika yapın.

Rogelberg, “Hızlı toplantılar ve grup toplantıları etkili olabilir” dedim. “Vergi olmadan büyük bir amaca hizmet ediyor.”

Yıllarca arka arkaya görüntülü toplantılar, deneyimi bu kadar yorucu yapan şeyin ne olduğunu ortaya çıkardı.

Ancak Stanford Üniversitesi’nin Sanal İnsan Etkileşimi Laboratuvarı’nın yöneticisi Jeremy Bailenson, çalışanların görüntülü arama yorgunluğunu bazı küçük tweaks.

İlk olarak, dikkati kendinizden asıl toplantıya odaklamak için öz-görüşünüzü gizleyin. Bailenson, araştırmaların, kendimizi gördüğümüzde, doğal olarak her hareketi, görünümü ve hareketi yargılamaya çekildiğimizi gösteriyor ki bu da stresi artırıyor, dedi.

Ayrıca, siz ve diğer insanlar arasındaki mesafeyi daha doğru bir şekilde yansıtmak için video penceresinin boyutunu küçültmeyi önerdi. Bu, sözel olmayan ipuçlarıyla ilişkili yorgunluğun azaltılmasına yardımcı olur.

“Varsayılan boyutu bırakırsanız, gerçek dünyada sahip olmadığımız bir samimiyeti zorlar” dedi.

Klavye veya kameranın aydınlatmasını, yerleşimini ve yerleşimini ayarlayarak kurulumunuzun rahat olduğundan emin olun. Baskıyı azaltmak için toplantıları düşünün kameraların kapalı olmasını gerektirir. Bailenson, bunun özellikle ebeveynler ve bakıcılar için yararlı olduğunu söyledi.

“Birinin 15 dakika görünmek için bir saat bakım yapması mı gerekiyor?” dedi. “İnsanları kamera önünde olmaya zorlamak, aklınıza bile gelmeyen aşağı yönlü etkilere sahip olabilir.”

Kolaylaştırma ve katılımda destek

Rogelberg, etkinliğe yardımcı olmak için, katılımcıların toplantıyı kolaylaştırmaya yardımcı olarak örnek katılımcılar olarak hizmet edebileceğini veya sözlerini kısa ve öz tutarak etkili dinleyiciler ve konuşmacılar olarak hizmet edebileceğini söyledi.

Sadun, katılımcıların ayrıca bir gündem önerebileceklerini ve net takipler yapabileceklerini söyledi.

Nihayetinde verimli toplantılar, yürütmeye ve insanların zamanına saygıya bağlıdır.

Perlow, insanların etkileşimde bulunmak yerine derinlemesine düşünmek için ne kadar zamana ihtiyacı olduğunu düşünün. Toplantılar için insanların fiziksel olarak bir arada olduğu günleri kullanın.

“İnsanlar tanıştıklarında ve birlikteyken ne yaptıkları konusunda daha bilinçli olsalar daha iyi olur” dedi.

Araştırmalar, sessizce beyin fırtınası yapmanın daha çok ve daha iyi fikirler verdiğini gösteriyor. Rogelberg, toplantı sahiplerinin akılda tutması gereken bir şey olduğunu söyledi. İnsanların eşzamanlı çalışmak zorunda kalmaması için paylaşılan bir belge oluşturmak, herkesin birlikte daha iyi çalışmasına ve fikir üretmesine olanak sağlayabilir.

Rogelberg, “Soruna karşı çözümün bir parçası olun” dedi.


Kaynak : https://www.washingtonpost.com/technology/2023/01/25/video-calls-meeting-fatigue/?utm_source=rss&utm_medium=referral&utm_campaign=wp_business-technology

Yorum yapın

SMM Panel PDF Kitap indir