Bu Yaz Google Workspace’inizi Geliştirmek İçin 5 İpucu


Yaz denilince akla her zaman verimlilik gelmez. Çoğu iş yeri ve serbest çalışan gibi, Google Workspace de son derece popülerdir ve işi yönetmek için çok önemlidir, ancak bunu bir esinti haline getirmeye yardımcı olan özelliklerin çoğu yaygın olarak bilinmemektedir. Aşağıda, Google Drive’ınızı daha iyi organize etmenize ve hesabınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak beş ipucu verilmiştir, böylece işinize daha az zaman ve güneşin tadını çıkarmaya daha fazla zaman ayırın.

Artık gerekli olmayan eski dosya ve klasörleri silin

Bilgisayarlarımızda çok sayıda dosya var. Tüm bu belgelere, fotoğraflara ve benzerlerine muhtemelen artık ihtiyaç yoktur ve kaldırılmalıdır. İdeal olarak, bilgisayarınızda düzenli yedeklemeler yapıyor olmalısınız. Değilseniz, tek bir dosyayı silmeden önce Mac’inizdeki veya PC’nizdeki her şeyin tam bir yedeğini aldığınızdan emin olun.

Bunu yaptıktan sonra, bilgisayarınızda genellikle içeriği kaydettiğiniz klasörleri gözden geçirin, ardından içindeki dosyaları tarihe göre sıralayın. Artık ihtiyacınız olmayanları, özellikle bir yıldan eski olanları silin. Depolama alanınız kısıtlıysa, dosyaları boyuta göre sıralayın ve artık gerekmediğini varsayarak daha büyük olanları kaldırın.

Gelen kutunuzu düzenlemek için etiketler ve filtreler ayarlayın

E-posta değerli bir araçtır ancak doğru bir şekilde düzenlenmezse ağırlaştırıcı olabilir. Gmail, uzun süredir, kullanıcıların çeşitli nedenlerle e-postaları renk kodlu bir sistem kullanarak sıralamalarına olanak tanıyan bir etiketleme sistemi sunuyor. Gereksiz mesajları silme zamanı geldiğinde filtrelemeyi çok daha kolay hale getirir ve görevler için idealdir.

İleriye dönük olarak, Odaklanmış Gelen Kutusu ile filtrelemeyi uç noktalara taşıyan Kiwi for Gmail’i düşünün. Bu özellik sayesinde, mesajları güne veya haftaya göre kısaltabilir ve ekleri vb. olanları ayırabilirsiniz. Artık gerekli olmayan ekleri olan e-postaları silmek, sağlayıcınıza bağlı olarak çevrimiçi veya fiziksel mağaza alanını silip süpürdükleri için özellikle önemlidir.

Zaman kazandıran uygulamalardan yararlanın

Piyasada zaman kazandıran pek çok uygulama var ve bahar temizliği, gemiye binmek için harika bir zaman. Saat Yönü gibi hizmetleraksine, hem bireyler hem de şirketler için daha yenilikçi günlük programlar oluşturmayı mümkün kılar. Denemesi ücretsiz olan Clockwise, çakışan toplantıları yeniden planlayarak ve kesintisiz zaman bloklarını serbest bırakarak takviminizi optimize eder. Bunu yaparken, en önemli olana odaklanabilirsiniz.

Örneğin, Gmail için Kiwi uygulamamız, istenmeyen e-postaların kaldırılmasını kolaylaştırır ve bir çevrimiçi mağazayı ve diğer siteleri ziyaret ettikten sonra birikme eğiliminde olan haber bültenlerinizi ve diğer toplu e-postalarınızı düzenlemek için daha iyidir. Bu uygulama, artık istemediğiniz e-posta listelerinin aboneliğinden çıkmanızı kolaylaştırır.

E-postanıza veya günlük takviminize bir sipariş getirmeyi zor buluyorsanız, Kiwi for Gmail ve Clockwise, başlamak için harika yerlerdir. Yılın geri kalanına geçerken işlerin nasıl yapıldığını değiştirmek için Yaz’ı bir bahane olarak kullanın.

Farklı dosya türleri arasında ayrım yapmak için renk kodlamasını kullanın

Renk kodlaması sunan tek kişi Google değil. Windows 11 ve macOS Monterey için benzer dosya ve klasör düzenleme araçlarını bulabilirsiniz. Her iki işletim sistemi de yerleşik renk kodlama özellikleri sağlar ve ikincisi daha geniş teklifler içerir. Ne olursa olsun, her iki sistemdeki üçüncü taraf yazılım araçları, dosya ve klasörlerin renk kodlamasına derinlik katar. Yerel seçeneklerle başlayın ve gerektiğinde diğer çözümlere geçin.

İçeriği renkleri kullanarak ayırmanın bir yolu, önceliğine göre, belki de en önemli dosyalarınızı belirtmek için kırmızı kullanmaktır. İş ve kişisel dosyalarınızı ayırmak için tek bir renk (veya aynı rengin farklı tonları) kullanmayı da düşünebilirsiniz. Sizin için en iyi seçim, ihtiyaçlarınıza göre değişecektir.

Dosyaları bulmayı kolaylaştırmak için yeniden adlandırın

Silinecekleri bulmak için bilgisayarınızdaki bu dosya ve klasörleri gözden geçirdiğinizi hatırlıyor musunuz? Neyi içerdiğini adıyla anlayabilirseniz, bu süreç çok daha basittir. Başka bir deyişle, dosya adı olarak “belge-1” ve “kitap-1” kullanmak tam olarak ideal değildir. Bunun yerine, dosya ve klasörleri daha sonra bulmanızı kolaylaştıracak şekilde adlandırma alışkanlığı edinin. Mevcut tüm fikirlerden, sistemlerden ve yapay zekadan bir sistem oluşturun.

Dosyalarınızı ve klasörlerinizi daha açıklayıcı hale getirmek için yeniden adlandırmak için Summer’ı bir fırsat olarak kullanın. İleriye dönük dosyaları bulmayı çok daha kolay hale getirir. Örneğin, departman veya proje adını, etiketleri, tarihleri ​​ve daha fazlasını ekleyerek dosyaları yeniden adlandırabilirsiniz. Seçimler sonsuzdur.

Ne yaparsanız yapın, tutarlı olun ve yeniden adlandırma sürecini takip etmeye devam edin. O zaman, yaptığın için mutlu olacaksın.

Alanınızı ve dijital yaşamınızı daha iyi organize etmek için bahar temizliği zamanında çok şey yapabilirsiniz. Yukarıdaki beş ipucunu izleyerek gelen kutunuza, dosyalarınıza ve klasörlerinize düzen getirebilirsiniz. Hepsinden iyisi, bu önerilerin hiçbirinin bitmesi o kadar uzun sürmez ve size çok daha eğlenceli bir şey yapmak için daha fazla zaman verir. Mutlu yaz!

Özellik Resmi Kredisi: Fotoğraf Caio; Peksel; Teşekkürler!

Amanda Marcotte

Amanda Marcotte

Amanda Marcotte, Gmail ve Google Workspace’te sevdiğimiz ve bağımlı olduğumuz özellikleri geliştiren ve bunları tarayıcının dışında ayıran bir masaüstü uygulaması olan Kiwi for Gmail için Büyüme ve Pazarlamadan Sorumlu Başkan Yardımcısıdır.


Kaynak : https://readwrite.com/tips-for-improving-your-google-workspace-this-summer/

Yorum yapın

SMM Panel PDF Kitap indir