Neden Zamanlama Yazılımını Kullanmalısınız?


Zamanlama yazılımı kullanmak zaman yönetimini iyileştirir. Ancak herkes bu yeni teknolojiyi kullanmıyor. Zaman yönetimi yazılımınızı kullanmadığınızda – yeni bir Ferrari’ye sahip olmaya benzer, ancak onu hız sınırının ancak beş mil altında sürmeye benzer.

Bir spor otomobilin nihai hızının kilidini açmak için motorunu anlamalısınız. Yazılım avantajlarını ve üretkenliğinizi artırmak için sahip olduğu güçten nasıl yararlanacağınızı öğrenmelisiniz. Yazılımınız için yalnızca yukarıdaki Ferrari gibi baktıysanız ve yalnızca boya ve deri koltuklarla ilgilendiyseniz, yüzey değeri elde edersiniz. Zamanlama yazılımınız hakkındaki düşüncelerinizi değiştirin.

Yazılımınızın Üretkenlik İçin Neler Yapabileceğini Tahmin Edin

Anı yaşamak heyecan verici ama yazılım hakkında düşündüğünüzde çok üretken değil. Bu nedenle, yazılımı kullanarak zamanınızı en üst düzeye çıkarmak isteyip istemediğinizi planlamanız gerekir. Herhangi bir endüstri liderine veya başarılı bir girişimciye günlük yaşamlarında ne kadar planlama yapıldığını sorun – aynı şey bir yazılım parçası kullanmak için de geçerlidir.

Programlama programınızın bakış açısını değiştirerek günlük, haftalık ve aylık plan yapmalısınız. Her şeyden önce, günlük planlama ile daha üretken olduğunuzu bildiğiniz zamanlarda zorlu görevler planlayabilirsiniz. Örneğin, tüm toplantıları ve son teslim tarihlerini haftalık olarak planlayın. Aylık planlama, kendi KPI’larınızı gözden geçirmenize ve daha verimli bir aya hazırlanmanıza olanak tanır. Bu arada, zamanlama yazılımınız, açık zamanlarınız olduğunda sizin ve diğerlerinin işbirliği yapmasına ve birlikte plan yapmasına olanak tanır.

Liderler birkaç işi, görevi ve son teslim tarihini dengelemelidir. Zamanlama yazılımınız ayrıca yönetici-ekip yanlış anlama ve yanlış iletişimin azaltılmasına yardımcı olacaktır. Örneğin, X’in yeni blog gönderisi yarın sabah yapılacak ve günün sonunda kurum içi bir editör tarafından düzenlenecek – bu düzenleme programında mı? Zamanlama yazılımınız için ekibinizin metriklerini yönetmek için bir yerinizin olması gerekir. Metriklerin ekip liderlerine ve yöneticilerin her bir geliştirme döngüsü için zamanlarını planlamasına yardımcı olduğunu söylüyor.

Kişisel-Profesyonel Denge

Mesleğiniz yaşam tarzınız için hayati öneme sahip olsa bile, aileniz ve kendiniz her zaman önce gelmelidir. Bir Deloitte araştırmasına göre, iş-yaşam dengesini destekleyen kuruluşlar, çalışan verimliliği. Bu nedenle, en mükemmel zamanlama yazılımı, iş-yaşam dengesini teşvik eder.

Aileye zaman ayırın. Eşiniz ve çocuklarınızın atletik etkinlikleri ve resitalleri ile tarihler planlayın. Bu etkinlikler pazarlık konusu olamaz ve işletmeniz için kullandığınız araçları kullanarak bunları düzenleyebilirsiniz.

İş ve yaşam arasındaki dengeyi sağlamak çok daha kolaydır. Saat başında üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olan zamanlama stratejilerini kullanın. Örneğin, Pomodoro tekniği, işi aralarında kısa duraklamalarla küçük bloklara böler. Bu zamanlama stratejisini kullanmak gün içinde daha iyi odaklanmanıza, daha az zamanda daha çok şey yapmanıza ve eve daha az iş götürmenize yardımcı olacaktır.

Meraklılar için Renk Kodlaması — Bir Bakışta Harika Zamanlama

Benzersiz bir renk kodlama sistemi, seyahat planınızı hızlı bir şekilde anlamanıza yardımcı olur. Zaman çizelgenizdeki her öğeye farklı bir renk atanabilir. Kırmızı, önemli müşteri toplantılarını vurgulamak için kullanılabilir. Örneğin sarı, planlama veya raporlama gibi daha uzun vadeli görevleri temsil edebilir. Mavi durabilir aile zamanı, kişisel yükümlülükler vb. Faaliyetleri daha hızlı tamamlamak için programınızın önceliğini belirlemek isteyeceksiniz. Bunu başarmanın birçok yolu var.

Görsel ipuçları, insanların bilgileri daha hızlı anlamasına yardımcı olabilir, bu yüzden devam edin ve renkli olun. Renk kodunuzu öğrendikten sonra, günlük programınız nerede ve ne zaman olmanız gerektiğini size bildirecektir. Örneğin, kırmızı ışık, hazırlanmanız gereken bir yönetim kurulu toplantısına işaret eder. Sonuç olarak, etkinlik ne olursa olsun, programınızın sonundaki mavi bir şerit, bir aile etkinliğiniz olduğu için bu gece geç saatlere kadar çalışamayacağınızı hatırlatacaktır.

Zamanlama Yazılımında Uyarıları Ayarlayın

Bir etkinliği planlamak her zaman yeterli değildir – önemli etkinlikler için hatırlatıcılar ayarlamazsanız, planlama yazılımını tam potansiyeliyle kullanmıyorsunuz demektir. Bu nedenle, her toplantı veya randevu için hatırlatıcı ayarlamak, programınızı takip etmenize yardımcı olacaktır. Seyahat süreniz için de bir alarm kurmayı unutmayın.

Sizin hatırlatıcılar bir şeyi unutursanız veya kağıt notlarınızı yanlış yerleştirirseniz yedek görevi görür. Kritik bir toplantıyı kaçırmaktan veya yanlış izlenim vermekten daha kötü bir şey yoktur – bu tür şeyler kariyerlere zarar verir. Bunu önlemek için zamanlama programınızı kullanın.

Hatırlatıcılar, yaklaşan etkinliklere hazırlanmanıza da yardımcı olabilir. Sonuç olarak, büyük bir sunumdan yarım saat önce haber vermek, düşüncelerinizi toplamanız ve materyallerinizi düzenlemeniz için size zaman tanır. Yarım saatten fazla zamana ihtiyacınız olup olmadığını anlayacak kadar kendinizi iyi tanımalısınız. Bir gece önceden hazırlandıysanız ve o toplantıya gitmek için her şey hazırsa, ihtiyacınız olan tek şey bu.

Zamanlama Yazılımında İletişime Geçilecek Diğer Kişiler

Karşı tarafın gelmediği bir toplantıya hazırlanmak ve katılmak ters etki yapar. Her iki taraf da bir program üzerinde anlaşmalıdır. Her şeyi mükemmel yapsanız bile – birinin geç kaldığı veya bir toplantıya gelmediği zamanlar vardır. Tüm planlama ve organizasyonlarınız boşa gidecek.

Bunu önlemek için, plan yaptığınız kişilere hatırlatıcılar gönderin. Çoğu zamanlama yazılımı, hatırlatma mesajları ayarlamanıza izin verir.

Liderler mükemmel hatırlatıcıyı bir kez oluşturabilir ve bunu ekiplerindeki herkes için gelecekteki tüm etkileşimler için kullanabilir.

İnsanların, her seferinde toplantıları atlayan veya kişiselleştirilmiş e-postalar yazan meslektaşları veya müşterileri hakkında endişelenmesi gerekmeyecek. Ayrıca işbirliğini geliştirmek için bir toplantı gündemini veya zamanlama bağlantısını paylaşabilirler – ve aynı süreç ve çalışma, hibrit ekiplerinizi yönetirken karma çalışma programları.

Zamanlama yazılımımızı yalnızca temel bilgiler için kullanmayı bırakmalıyız. Bunun yerine liderler, şirket çapında üretkenliği artırmak için bu yazılım aracının değerli özelliklerini kullanmalıdır.

Zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmek için bugün başlayın. Zamanlama yazılımınızı kullanmanın – “şimdi” – geriye doğru yazıldığında “kazandığınız” anlamına geldiğini unutmayın.

Resim Kredisi: Andrea Piacquadio; Peksel; Teşekkür ederim!

Bu makale ilk olarak yayınlandı burada.

Takvim

Takvim

Biz Takvim’iz, dünyayı çok daha üretken bir yer haline getirmeye çalışıyoruz. Bizi çevrimiçi olarak kontrol edin


Kaynak : https://readwrite.com/why-you-should-use-scheduling-software/

Yorum yapın