Eğer çalışıyorsanız Tipik bir ofis işi, uzaktan bile olsa, muhtemelen toplantılarda istediğinizden daha fazla zaman harcarsınız. Geçen yıl, AI müşteri ilişkileri şirketi Dialpad tarafından yapılan bir anket, 2.800 katılımcının yüzde 83’ünün toplantılarda haftada dört ila 12 saat geçirdiklerini söylediğini ortaya koydu. Bir kurucu veya yöneticiyseniz, bu süre 20 saati aşabilir.
Yorulduğunuz için kimse sizi suçlayamaz. İster sanal ister yüz yüze olsun, toplantılar odaklanmayı gerektirir ve yorucu olabilir. özellikle içe dönükler için iş arkadaşlarıyla etkileşimlerinden enerji almayanlar.
Şirketiniz toplantı türlerini ortadan kaldırmak gibi cesur bir duruş sergilemediği sürece, Shopify, bu yılın başlarında yaptığını söyledi, onlardan tamamen kaçmanız pek olası değildir. Ama en azından, özellikle organizatör sizseniz, onları kısaltmayı deneyebilirsiniz. Zoom sorunları, boş sohbetler ve net bir gündemin olmaması nedeniyle işçi toplantıları genellikle çok uzun sürüyor.
Hiçbir strateji mükemmel değildir, ancak cehennemle karşılaşmak için sıkışıp kaldığınız zamanı kısaltmak için işte bazı fikirler.
Sanal Toplantılar Nasıl Daha Kısa Yapılır?
Toplantı planlayıcısıysanız, görev açısından kritik olmadıkça veya güncellemeleri sunan birçok ekibi içermedikçe, bir saatlik veya 45 dakikalık toplantıları ortadan kaldırmayı düşünün. Kendinize sorun: Her şeyi 30 dakikada halledebilir miyiz? 15’e ne dersin? Takvimde ayırdığınız zamanda fazla taahhütte bulunmayın.
Daveti göndermeden önce kendinize şunu sorun: “Bu insanların hepsinin bu toplantıda olması gerekiyor mu?” Gerekirse, katılmayanları her zaman kısa bir güncelleme ile doldurabilirsiniz. Çok fazla katılımcının olduğu toplantıların da daha uzun sürmesi muhtemeldir.
Toplantıyı organize eden kişi tartışmayı yönetmeli ve tartışmayı zamanında ve yolunda tutmaya özen göstermelidir. Bu sizseniz ve size uygun değilse, toplantıyı yönetmesi için başka birini görevlendirin. Sorumlu kimsenin olmadığı bir toplantı yapmayın; Bu, dolaşmak ve çok uzun süre gitmek için harika bir yol.
Pandeminin kapanması, Zoom’u CEO’lardan K-12 öğrencilerine kadar neredeyse herkesin kullanmaya başlaması gereken bir araç haline getirdi. Ancak garip bir şekilde, insanlar Zoom’un birçok kontrol düğmesinde gezinme ve sesi çalıştırma konusunda pek iyi görünmüyordu. Yıl 2023 ve toplantılar hâlâ “Beni duyabiliyor musun? Sessiz miyim?”
Katılımcılara, “mikrofonunuzu ve kameranızı çalıştırın” yetkisiz kullanım süresi için sanal toplantı odasının 10 dakika erken açılacağını önceden bildirin. Mümkünse, bu karışıklıkların çözülmesine yardımcı olması için toplantı odasında birisini bulun.
Toplantılar için kullandığınız sanal platformla tutarlı olun. Zoom’dan Microsoft Teams’e ve Google Meet’e geçiş, gecikmelere yol açabilecek daha fazla değişken sunar.
Her türlü toplantı için bir ajanda olduğundan emin olun. Hiçbir şey bir toplantıyı eylem öğelerinin olmaması ve amaçsız konuşma kadar uzun süre geciktiremez.
Sohbetten bahsetmişken, havadan sudan sohbete beş dakikalık (veya daha kısa) bir sınır koyun. Bir takım bir süredir toplanmadıysa, bazı şakalar iyidir, ancak gündemi raydan çıkarmasına izin vermeyin. Düzenli toplantılar için, toplantı sonrasına kadar sosyal sohbet yapın.
Kaynak : https://www.wired.com/story/how-to-make-meetings-shorter/