Ya Verimlilik Araçlarınız Sizi Daha Az Üretken Yapıyorsa?

bilinen en eski formu yapılacaklar listesi oldu 1791’de Benjamin Franklin tarafından kaydedildi. Listeler hâlâ popüler ancak dijital üretkenlik araçları giderek daha önemli hale geliyor. Google Takvim’e ek olarak Slack’i de kullanabilirsiniz. yakınlaştırTrello, Asana veya Jira görev yönetimi sisteminizin bir parçası olarak.

Ayrıca, birçok üretkenlik aracı aşağıdakiler için özellikler sağlar: davranışları izleme ve ölçümleri toplama Aşağıdakiler dahil olmak üzere performansı artırmak için:

• Zaman takibi
• Proje Yönetimi
• heyet
• Otomasyon
• Kullanıcı davranışı analizi
• tuş vuruşu günlüğü

Ek olarak, üretkenliği artırmaya yardımcı olmak için yapay zeka ve makine öğrenimi kullanılıyor. Örnek olarak alın, Takvim. Bir sonraki toplantınızı ne zaman planlayacağınız konusunda akıllı önerilerde bulunmak için geçmiş verileri analiz etmek için makine öğrenimini kullanır. Takvim, kimi ve nereye davet edeceğinizi bile önerir.

Kısacası, bu araçlar kesinlikle bir amaca hizmet ediyor.

Ve daha da iyisi, avantajlarla dolu. Esas olarak bu araçların zaman ve proje yönetimine yardımcı olabileceği gerçeği. Örneğin, zaman izleme araçları veya çalışan izleme yazılımı, sizin veya ekibinizin değerli zamanını ne zaman ve nerede boşa harcadığını görebilir. Bunu bilmek yardımcı olabilir dikkat dağıtıcıları önlemek ve daha gerçekçi programlar oluşturun.

Sonuç olarak, daha az stres söz konusudur. Bittiğini düşün Çalışanların %70’i iş yerindeki stresten endişe ediyor. Dolayısıyla, işte üretkenliği azaltabilecek yaşam stresörlerimiz var. Ayrıca, bu bir iş-yaşam dengesinin sağlanmasına yardımcı olabilir. Ve her zaman akılda kalmasa da, bu üretkenliği, morali ve katılımı artırabilir.

Ama hepsi bu değil. Bu araçlar ayrıca çalışan işbirliğinden müşteriler için tahminler oluşturmaya kadar her konuda yardımcı olabilir. O halde, küresel üretkenlik yönetim sistemi pazarının 2021’de 47,33 milyar ABD doları değerinde. Ve 2022 ile 2030 arasında %13,8’lik bir bileşik yıllık büyüme oranında (CAGR) büyümesi bekleniyor.

Ancak, hayattaki her şeyde olduğu gibi, her şeyin fazlası zararlı olabilir. Ve bu kuşkusuz üretkenlik araçları için doğrudur. Bu araçlar aslında sizi daha az üretken yapabilir.

Verimlilik araçları, işinizi sizin yerinize yapmak için tasarlanmamıştır.

Çoğu üretkenlik aracı söz verildiği gibi yapar. Todoist’i örnek alın. Todoist’te görevlerini projeye göre düzenleyebilir ve kaydedebilirsin. Bunu yükseltilmiş bir yapılacaklar listesi olarak düşünün. Uygulama, kendi görevlerinizi kaydetmenin ve düzenlemenin yanı sıra, görevleri başkalarıyla paylaşmanıza ve atamanıza olanak tanır.

Ama olay şu. Uygulama sizin için bir yapılacaklar listesi oluşturmayacaktır. Sana bağlı. Parlak, yeni bir tencere seti satın alarak yemek pişirme oyununuzu hızlandırmak istemek gibi. Tüm doğru donanıma sahip olsanız bile, yemekler kendi kendine pişmeyecek.

Verimlilik araçları, ekipmanlarla dolu bir mutfağa sahip olmak ama bunları nasıl kullanacağını bilmemek gibidir. Başka bir deyişle, sahip değilseniz motivasyon ve üretken olma kararlılığı, o zaman size yardımcı olabilecek hiçbir araç (veya) uygulama yoktur.

Alet aramak verimsizdir.

Sizi üretken kılacak bir uygulama veya araç mı arıyorsunuz? Bunun için bir uygulama var. Çeşitli seçeneklere sahip olmak hapşırılacak bir şey olmasa da, doğru olanı bulmak ve karar vermek zor olabilir.

Ayrıca premium özelliklere sahip araçlar işleri daha da zorlaştırıyor. Neden? Niye? Bir uygulamayı, sunduğu ücretsiz özelliklere göre kullanıp kullanmamaya karar vermek imkansızdır.

Ayrıca, daha iyi üretkenlik araçlarının peşinde koşmak, size aralarından seçim yapabileceğiniz ve bunaltıcı olabilecek birçok seçenek bırakacaktır. Ve hiçbirinden memnun kalmayabilirsiniz.

Araştırma İnsanların çok fazla seçeneği olduğunda, tatmin olmama ve kararlarından daha fazla pişmanlık duyma eğiliminde olduklarını keşfetti. Bu nedenle, üretkenlik ürünleri aramak için çok fazla zaman harcamak, üretkenliğiniz ve mutluluğunuz için zararlıdır.

Bazı araçlar için bir öğrenme eğrisi olabilir.

Hiç yeni bir masa oyunu satın aldınız mı? Ne yazık ki, bu oyunların bazıları o kadar ayrıntılı olabilir ki, onlara karmaşık bir kurallar dizisi eşlik eder. Sonuç olarak, oyun gecenizin çoğunu, oyunu gerçekten oynamak yerine kuralları öğrenerek geçirebilirsiniz.

Yeni üretkenlik araçlarıyla aynı olabilir. Özellikle farklı kullanıcı arayüzlerine sahip daha karmaşık uygulamalar için alışmaları çok zaman alabilir. Bu nedenle, yeni bir yazılımın nasıl kullanılacağını öğrenmek, onu gerçekten kullanmaktan daha fazla zaman ve enerji alacaktır.

İşle ilgili dikkat dağıtıcı şeyler.

İçinde GoTo’nun yaptığı bir araştırma, Ankete katılanların %54’ü aynı anda beş farklı bilgisayar programını sıklıkla kullandığını bildirdi. Örneğin, ülke çapında bir müşteriyle yapılan video konferans görüşmesi sırasında, bir çalışan bir e-posta yazabilir, kıyafet alışverişi yapabilir, diğer önemli kişiye mesaj gönderebilir ve bir toplantı planlayabilir.

Üstelik, Udemy 2018’de bildirdi Millennials/Gen Z’nin %36’sı kişisel amaçlar için telefonlarında günde iki saatten fazla zaman harcıyor. Ayrıca, Asana’s Anatomy of Work Index 2021’e göre ABD’li çalışanlar günde ortalama 30 kez 13 uygulama arasında geçiş yapıyor.

Bu yeterince masum görünse de, üretkenlik araçları arasında geçiş yapmak sadece dikkat dağıtıcı değildir. Aynı zamanda enerjinizi de tüketir. Buna “bağlam değiştirme” denir. Ve haftada beş saat kaybetmekten sorumludur.

Başka bir deyişle, birçok araç çok zaman alır. Ancak, daha spesifik olalım.

Şirketler, işlerini verimli bir şekilde yapmak için ekiplerinin en iyi işbirliği araçlarına, uygulamalara ve cihazlara sahip olmasını ister. Bu nedenle çoğu iş yeri, çalışanlara mesajlaşma, konferans görüşmeleri, proje işbirliği vb. gibi çeşitli ihtiyaçları karşılamak için özel araçlar sağlar.

Her aracın gerçekten bir rolü vardır. Ancak, çalışanlar zamanlarını boşa harcıyor olabilirler. değerli zaman. Yine bunun nedeni, çok fazla program arasında geçiş yapmaları, faturalandırılabilir saatleri kaydetmeyi unutmaları veya çok fazla programda oturum açmaları gerekiyorsa istemcilerden gelen mesajları kaçırmalarıdır.

Bir sürü hata yapılıyor.

Bir önceki noktanın devamında, çalışanlar ilişkilerine zarar veren hatalar yapıyorlar. Bunun nedeni, engeller ve çok modlu çoklu görev yukarıda bahsedilen. GoTo araştırmasına göre dikkatin dağılması, katılımcıların %57’sinin yanlış kişiye e-posta göndermesine neden oldu. Ayrıca, %33’ü hazır olmadan önce bir e-posta veya sohbet gönderdi ve %23’ü sohbetteki biri hakkında kötü konuştu.

Bilgi bombardımanı.

Londra Üniversitesi, Birkbeck’te örgütsel psikoloji profesörü Almuth McDowall, “Yaşamlarımız ve çalışmalarımız giderek daha dijital hale geliyor” dedi. BBC. “Ama bu karmaşık bir dünya ve bilgi bombardımanı. İyi kullanılan, iyi uygulamalar bu konuda pazarlık yapmamıza yardımcı olabilir. Ancak hala daha üretken olmakla mı yoksa sadece ‘etkili görünmek için daha fazlasını yapmakla mı’ ilgilendiğimizle ilgili bir soru var.”

Verilere göre, çalışanlar kesinlikle yazılım yüklemesi yaşıyor. 2018 yılında yapılan bir araştırmaya göre, operasyonel destek çalışanları gün boyunca 1100 defadan fazla 35 farklı uygulama arasında geçiş yapıyor. Yüksek düzeyde sanayileşmiş ülkelerin çoğunda, çok sayıda uygulama ve araca rağmen üretkenlik azalıyor ve tükenmişlik artıyor.

McDowall, “Kanıtlar, çalışma saatlerinin ve çevrimiçi toplantılarda harcadığımız zamanın arttığını gösteriyor, bu nedenle daha akıllı değil, daha çok çalışıyor olabiliriz” diyor. “Çıktımızın kalitesini yönetmede neden daha iyiye gitmiyoruz?”

Çalışmanın yapıldığı birden fazla yer var.

Uygulama veya araç aşırı yüklenmesiyle ilgili başka bir sorun mu var? Etrafa dağılmış çok fazla bilgi var, bu da bulmayı zorlaştırıyor.

Göre Katalog ve Cornell Üniversitesi araştırması, insanların %54’ü uygulamalarla bilgi bulmayı daha zor buluyor. Diğer %43’ü ise sürekli iletişim kanallarını ve araçlarını değiştirmekten bıkmış durumda.

Başka bir deyişle, aşağıdakilerden dolayı üretkenliğinizi kaybedebilirsiniz. yeni araçlar ekleme çalışma alanınıza.

Beceriler her şeyden daha önemlidir.

Kurucusu ve CEO’su Aytekin Tank, “Bir şirket en yeni üretkenlik yazılımlarına yatırım yapabilir” diyor. Jotform. “Birinci sınıf teknik eğitimle hayata geçirin. Ve evet, çalışanları vızıldayacak… Yazılımı kullanırken.” Yine de, her zaman artan üretkenlikle sonuçlanmaz.

Kişisel üretkenlik farklı değildir. “Dünyanın en akıllı uygulaması, onu destekleyecek mevcut bir çerçeveniz yoksa, körü körüne bir fark yaratmaz” diye ekliyor.

“Nereye dokunacağını bilmelisin.”

İlk olarak, metodolojiyi düşünün. Ardından Tank, hangi araçlara ihtiyacınız olduğuna karar verebileceğinizi söylüyor – eğer varsa.

İş akışınızın nerelerde boşluklar olduğunu, en temel özelliklerine kadar indirerek bulabilirsiniz. Örneğin, hangi üretkenlik uygulamasının veya aracının indirileceğini merak etmek yerine aşağıdaki stratejiler yardımcı olabilir:

• Azaltmak. İnsanlar zamanı tahmin etmede pek iyi değiller. Bu nedenle, kendinize daha fazla değil, daha az zaman verin. Bu şekilde, acil ve dolgu görevleri arasında ayrım yapabilirsiniz.
• Değerlendirmek. Yile çalışırsanız en uyanık ve üretken olacaksınız. vücut saatin. Devam eden bir ritminiz olduğunda, zamanlı, son derece odaklanmış sprintlerde çalışın. İlerlemenizi takip etmek ve sınırları belirlemek de bu yaklaşımla daha kolay olacaktır.
• Bertaraf etmek. Onun yerine bitmeyen bir yapılacaklar listesine sahip olmak, yalnızca en fazla etkiye sahip olacak görevlere odaklanın.

“Verimlilik söz konusu olduğunda, sihirli bir kurşun yok” diye ekliyor Tank. “En yeni araç veya uygulama yalnızca zaten orada olanı geliştirecek, bu yüzden iyi yağlanmış bir sistem oluşturmanız gerekiyor.”

Takvim’de İlk Yayınlandı. Burayı oku.

Öne Çıkan Resim Kredisi: Fotoğraf Canva Studio; Peksel; Teşekkürler!